Offerter på tjänster kan nästan alltid förhandlas.

Kontakta oss för broschyrer med mer tips

Innehåll

Viktiga datum till tidsplanen:
Lansera mötets webbplats
Skicka ut mötesinbjudan

 

Marknadsföring

 

Korta tillkännagivanden inom den egna professionella litteraturen som visar datum, plats, tema och kontaktinformation är ett populärt sätt att synliggöra sitt möte på. En gammal klassiker är att publicera en kupong eller anmälningsformulär som man kan klippa ut ur tidningen. Förvisso vill man sällan numera hantera pappersanmälningar, samt att de riskerar att komma bort på posten, men beroende på vilken målgrupp man vill nå ut till och vilket syfte man har med mötet så kan det vara ett effektivt sätt att sprida sin information på. Helsidesannonser är dyra men mycket effektfulla och nära inpå anmälningen till mötet är helsidesannonser användbara.

Kontakta närbesläktade föreningar/samfund och fråga om de kanske vill ta med en kort notis i sitt nyhetsbrev till sina medlemmar. Ta fram en informationsbroschyr om mötet generellt och organisationen i synnerhet. Vid återkommande möten så borde en broschyr finnas lättillgänglig för årets besökare att plocka med sig hem under mötet. Kombinera föregående tips med ett mailutskick/nyhetsbrev strax tätt inpå till alla medlemmar om samma sak ca 1 år innan.

Uppgifter

En egen webbsida är bra för att synliggöra ert möte.
Skicka ut inbjudningar till mötet t.ex. genom ett noga avvägt massutskick på mail.
Samla in PR-material från den lokala turistbyrån.
Ta kontakt med kollektivtrafikbolaget eller något annat transportföretag och förhandla om specialpriser och erbjudande under mötesdagarna.
Se till så att det verkligen syns att mötesarrangörerna anstränger sig till det yttersta för att skapa en positiv upplevelse för mötesdeltagarna.
Ge media möjlighet att delta och kanske intervjua eller göra ett reportage med en central föreläsare som kommer till mötet.

IDÉ – Viktiga ingredienser för en lyckad kongresswebbplats
Mötets namn, datum, mötesplats och kontaktuppgifter på förstasidan
Program och information om talare/föreläsare
Anmälningsinformation och online-registrering
Vem som borde delta/komma och fördelarna med att delta i mötet.
Mötets mål och syfte
Sponsor- och utställarinformation
Logi information
Lokal information (kartor, stadsinformation, lokala restauranger och smultronställen)
Reseinformation – till och från staden, till och från möteslokalen
Kommer det att finnas posterutställning eller postersessions – och hur man lämnar in sina resultat.