12. Teknik

Audio video teknik
Uppgifter
1. Fundera på vilka krav på AV-teknik de olika beståndsdelarna av ditt möte är i behov av. (Föreläsningssalar, receptionen, pauser, utställare
2. Fråga om föreläsarna har några särskillda behov av teknik i föreläsningssalen
3. Kontakta möteslokalen och hör om de förser salarna med tillräcklig tekniksk utrustning. Fråga även om det möjligt att ta in ett externt bolag för AV-teknik
4. Skriv kontrakt
5. Se till så att det finns AV-tekniker/personal on-site som kan hjälpa till vid behov
6. Tillsätt en person per session/föreläsning ur organisationskommiten som ansvarar och kontrollerar så att tekniken fungerar som den ska innan varje föredrag/programpunkt.
7. Tänk över vilka säkerhetskrav som gäller för att använda sig av tekniken – virus mm

Idé – använd ett online formulär för att samla in om det finns några särskillda önskemål från föreläsare på teknik

Fråga era föredragshållare om de behöver ha tillgång till ett utrymme att titta igenom sina presentationer innan själva föredraget samma dag?

Viktiga datum till tidsplanen:
Beställ AV-utrustning
Test room setups – testa tekniken i god tid före första föredraget.

———————————————————————————————-

AV-teknik policy
Gör en sammanställning på teknikutbudet som ni kan tillhandahålla, och fråga om de som håller i föredragen/programpunkterna har önskemål om någon ytterligare teknik. Diskutera igenom rimliga riktlinjer/policy för att debitera upphovsmännen för ev specialutrustning eller sista-minuten krav/anspråk. Bifoga AV-teknik listan till föredragshållarna och sätt av den vanligaste tekniken till alla rum och att föreläsarna får höra av sig om de önskar något ytterligare mer senast då och då. Hyra av AV-teknik och tillhörande tekniker är en dyr historia.

TIPS! Denna punkt kan tyckas trivial men glöm inte bort att informera även artister och upphovsmänn av sociala programpunkter och uppträdande om dessa teknikbegränsningar då det förekommit dispyter . Det hade varit tråkigt om man missar denna yrkesgrupp och får en dålig scenpresentation pga att man översätt något.