15. Mat och dryck

Mat och dryck
Uppgifter
Uppskatta behovet för mat och dryck (hur många deltagare, för hur många måltider och raster)
Ta reda på vad möteslokalen erbjuder för service samt om det är möligt med extern catering.
Ta in meny förslag från catering
Skriv kontrakt
Tänk ut en strategi för att få reda på särskillda kostönskemål, allergier mm på förhand
Skicka en slutgiltlig mat och dryck lista till cateringen

Idé – se till så att cateringen får noggrann information om måltids önskemål – sista minuten ändringar kan visa sig vara mycket dyra på just den punkten.
Använd registrerings formuläret för att samla in information om kostrestriktioner och önskemål.

Viktiga datum till tidsplanen:
Avtal med cateringfirma
Skicka in slutgiltlig mat och dryck önskemålslista

———————————————————————————-

MÅLTIDER
Måltider är kostsam och är inte alltid välbesökta (speciellt inte formella banketter). Ett alternativ till den formella banketten är en mindre formell tillställning/mottagning som kan arrangeras som en välkomsthälsning på kvällen före mötet/kongressen, den första eftermiddagen av kongressen, eller som en gemmensam avslutning. En sådan tillställning kan innehålla presentationer eller enbart vara av social karaktär.

Det kan rekommenderas att fråga deltagarna redan under anmälningsförfarandet om de har för avsikt att delta i det sociala programmet. Vilka delar. Kostpreferenser. M.m . Om cateringen tillåter sena anmälningar kan man hålla ett antal platser tillgängliga för sista minuten anmälningar, men ju mer information ni har i ett tidigt skede desto bättre.
Bortfall av deltagare är vanligt till den sista måltiden under mötets sista dag, oavsett om dagen slutar vid lunch, till eftermiddagen, eller kvällen.

Konferens
Ett uppskattat inslag från både besökare och utställare är att ha en eftermidagsaktivitet direkt efter sista programpunkten. Tillexempel ett mingel som kan hållas i utställningsområdet med dryck och tilltugg. Dels som ett lite formellt öppnande och tack för att utställarna har kommit och ett effektivt sätt att locka deltagarna in till utställningsområdet och avdramatisera interaktionen mellan parterna.

Special events/mottagningar efterfrågas i vissa sammanhang, förslagvis:
• Välkomst-event för nya medlemmar, eller första-gångs besökare.
• Kongresspresidentens mottagning för utvalda/inbjudna gäster och föreläsare.
• Organisationsgruppensmottagning – med/utan respektive

TIPS! En extra slant för ett väl planerat socialt event och gärna i lite utvald miljö och atmsfär är särskillt värdefulla i att främja arbetsrelationer deltagarna emellan (nya arbetsrelationer).