Mindre antal salar och programpunkter håller lokalerna välfyllda på deltagare

Tänk på att alltid avsätta gott om tid till att besöka utställningen

Innehåll

 

Program

 

Börja med att bestämma vilket tema mötet ska ha. Mötets tema är programinnehållets gemensamma nämnare och hjälper till att integrera mötets olika ämnen till en helhet som är lätt att förmedla utåt. Temat bör belysa syftet med mötet, vilken substans mötet bär och helst att det har ett godtagbart budskap för alla som förväntas delta i mötet och uppmuntra till delaktighet i mötet.

Temat kan ha olika inriktningar:

  • Ska mötet belysa ämnen som är av störst intresse inom disciplinen?
  • Ska det belysa aktuella ämnen som har potential att få stor genomslagskraft i disciplinen?
  • För återkommande möten finns det ofta ämnesområden som alltid behöver vara återkommande från år till år, då kan man avväga att välja ut det ämne som är hetast just nu och använda det som utmärkande ämne.

Programmet är mötets hjärta och mycket arbete och omsorg måste läggas ner på att hitta talare/föreläsare av hög kvalitet och budskap. Bestäm er tidigt för om ni tänker ha kurser, steg för steg genomgångar, föreläsningar, rundabordssamtal, paneler och debatter.

TIPS!
Det är ofta tacksamt ur PR-synpunt om man kan komma på en slogan/slagord för mötet som är lättare att komma ihåg för deltagarna och väcker intresse.

Mer om program för större sammankomster som kongresser m.m.

 

För möten med internationell profil planerar man ofta programmet utifrån uppsatser/artiklar som sakkunniga inom disciplinen skickar in inför mötet, utifrån de ramar och ämnesområden som organisationsgruppen sätter upp. I Sverige strävar man ofta efter en mix eller att man helt inom organisationsgruppen väljer ut vilka föredragshållare man önskar och bjuder in dem att medverka.

Ett program som planeras med enbart inbjudna föredragshållare riskerar att vara mer slutet och restriktivt på vilka fakta som presenteras, fördelen är att man på så sätt kan garantera en hög nivå på innehållet. Det andra alternativet där alla potentiella deltagare kan delta med resultat och medverka, ger ett mer öppet möte men kräver att man når ut till ett tillräckligt stort antal intressenter. Dessutom kan det vara en utmaning att organisera ihop bidragen till ett bra flöde mellan sessionerna.

På senare tid har möjligheten att delta på möten begränsats av krav på att deltagarna måste ha något att presentera på mötet för att erhålla rese/utbildningsanslag. Allt populärare är det nu att istället från organisationskommitténs sidan erbjuda kurser eller handleda genomgångar (tutorials) inom ramen för mötet – dessa är effektiva för att locka deltagare och används flitigt i marknadsföringssyfte och ger deltagaren något konkret att komma tillbaka till sin verksamhet med .

Kurser och workshops kan både ingå i anmälningsavgiften eller köpas till. De kan vara inbakade i det ordinarie programmet, gå parallellt med programmet eller ligga utanför som en naturlig följd till mötet (dag före eller efter mötet) för att inte ”tappa” deltagare från det ordinarie programmet.

Workshops och till viss del postersessioner kan ofta med fördel erbjudas både under kvälls/eftermiddagstid eller tidig morgon. Tänk gärna på att lägga programmet så att en besökare inte måste vara på två ställen samtidigt för att tillgodo se sina intressen utan istället kan planera sin tid annorlunda.

Postersessioner bör hållas i de delar av lokalen som har mycket rörelse/högt flöde för att ge en bra exponering. En vanlig fråga är om postersessioner kan hållas under kafferasten eller parallellt med andra programpunkter och det beror helt och hållet på om man har tillräckligt med besökare till de andra områdena av mötet.

Ofta startar man med att planera mycket ambitiöst, när det kan vara bättre att dra ner på antalet salar och programpunkter för att hålla salarna välfyllda på deltagare. Tänk på att alltid avsätta gott om tid till att besöka utställningen. Rast och lunch bör tidsmässigt vara generösa och inbjudande till att besöka utställningen och det kan också finnas som programpunkt i sig själv.

TIPS!
Om brainstorming i gruppen inte räcker till för att täcka intressanta ämnesområden kan en enkätundersökning/omröstning till förväntade deltagare fungera som katalysator för inspiration.