Budget

Budgeten planeras utifrån hur stor inkomst som förväntas från alla delkällor man har ställt mot de utgifter som förväntas uppstå. I de flesta fall måste man vara realistisk kring vad som är prisvärt och inom budgetens ramar. Vissa saker/planer behöver man vara beredd att skrota på ett tidigt stadium när det inte finns täckning för det i budgeten. Ha i åtanke att offerter på tjänster nästan alltid kan förhandlas.

Många brukar fastslå en minimisumma som behöver täckas i budgeten. Tänk på att kontinuerligt revidera siffrorna och hålla koll på läget.

Gör en budget:

• Brainstorma utgiftskategorier – utgå från stora uppenbara kostnader som (lokal/mötesplats, webbsida, registrering, kostnader under mötet, ersättning till talare, sekretariat, eventuella försäkringar, AV-teknik, marknadsföring, catering etc.)
• Fundera på realistiska kostnader för varje utgiftskategori.
• Vilka utgifter kan tänkas vara fasta och vilka varierande (varierande kostnader är ofta baserade på antalet mötesdeltagare t.ex. måltider och fakturering av deltagare i motsats till fasta kostnader för lokal, AV-teknik och marknadsföring).
• Beräkna inkomst baserat på alla potentiella inkomstkällor t.ex. anslag, sponsorer, utställare och deltagare.
• Med utgångspunkt från utgifterna, viktat mot förväntat antal deltagare och övriga intäkter –> bestäm anmälningsavgiften för att täcka underskottet.
• Diskutera budgeten med resten av organisationskommittén för återkoppling om siffrorna verkar vara realistiska.