Offerter på tjänster kan nästan alltid förhandlas.

Kontakta oss för broschyrer med mer tips

Innehåll

 

Budget

 

Budgeten planeras utifrån hur stor inkomst som förväntas från alla delkällor man har ställt mot de utgifter som förväntas uppstå. I de flesta fall måste man vara realistisk kring vad som är prisvärt och inom budgetens ramar. Vissa saker/planer behöver man vara beredd att skrota på ett tidigt stadium när det inte finns täckning för det i budgeten. Ha i åtanke att offerter på tjänster nästan alltid kan förhandlas.

Många brukar fastslå en minimisumma som behöver täckas i budgeten. Tänk på att kontinuerligt revidera siffrorna och hålla koll på läget.

Gör en budget:

  • Brainstorma utgiftskategorier – utgå från stora uppenbara kostnader som (lokal/mötesplats, webbsida, registrering, kostnader under mötet, ersättning till talare, sekretariat, eventuella försäkringar, AV-teknik, marknadsföring, catering etc.)
  • Fundera på realistiska kostnader för varje utgiftskategori.
  • Vilka utgifter kan tänkas vara fasta och vilka varierande (varierande kostnader är ofta baserade på antalet mötesdeltagare t.ex. måltider och fakturering av deltagare i motsats till fasta kostnader för lokal, AV-teknik och marknadsföring).
  • Beräkna inkomst baserat på alla potentiella inkomstkällor t.ex. anslag, sponsorer, utställare och deltagare.
  • Med utgångspunkt från utgifterna, viktat mot förväntat antal deltagare och övriga intäkter –> bestäm anmälningsavgiften för att täcka underskottet.
  • Diskutera budgeten med resten av organisationskommittén för återkoppling om siffrorna verkar vara realistiska.