Tips och idéer till ditt möte

Kontakta oss för broschyrer med mer tips

Innehåll

 

Tidsplan

 

Ta fram en tidsplan för ert möte för att hålla koll på att arbetet fortskrider och koordineras rätt. En bra tidsplan håller planeringen på spåret och kan vara hur enkel eller hur detaljerad som helst, allt efter hur ni som grupp arbetar bäst. Det viktigaste är att tidsplanen innehåller fasta och viktiga deadlines för sådana uppgifter som inte får lov att bli försenade. Planera in regelbundna möten, informationskampanjer kring mötet, val av föreläsare, med mera så att alla mötesförberedelser kommer i rätt ordning. Titta gärna på ett par exempel av tidsplaner för lite tankar och idéer om vilka punkter som kan ingå i en tidsplan.

Börja med en preliminär tidsplan som kan presenteras för organisationsgruppen på det första mötet och komplettera och bestäm datum sedan tillsammans. Tidsplanen ger en överblick över nära utvalda uppgifter behöver vara avslutade. Utse en ansvarig ur organisationsgruppen för varje punkt. Varje ansvarspunkt som t.ex. registrering, marknadsföring, lokalbokning kommer i verkligheten att bestå av flera mindre delmoment. Tidsplanen är ett redskap för att sedan dela upp större uppgifter i mer detaljerade uppgiftslistor som sedan kan infogas i ett större dokument. Ju mer detaljerade dessa listor är desto enklare blir de att följa för projektledaren.

Försök att få alla från planeringsgruppen inblandade så att rimligt med tid avsätts för varje delmål. Se till så att tidsplanen är tillgänglig för alla inblandade i projektet. Andra inblandade parter, som t.ex. tryckeri, kongressbyrån, hotell, konferensservicen på anläggningen, catering bör också få ta del av de punkter som berör dem i tidplanen.

TIPS!
När man bestämmer deadlines brukar det vara populärt att börja baklänges. Det finns i regel tre viktiga datum/milstolpar. 1) Börja från mötets öppningsdag (själva mötets arbetsfördelning kan diskuteras längre fram i projektet). 2) deadline för färdigt program/innehåll. 3) datum för första inbjudan. När man bestämt sig för en deadline för varje stor milstolpe delar man upp mindre mål som behöver vara uppfyllda innan deadlinen.