Projektledning

Projektledaren ansvarar för både mötets detaljer och den stora helheten. För att arrangera ett lyckat möte är det bra att börja med att utveckla en vision för mötet med både mål som man som arrangör vill uppnå och syfte som man vill förverkliga för de som deltar.

• Bestäm mätbara mål och tydligt syfte för mötet
• Utse en organisationskommitée och delegera uppgifter till personerna i organisationskommittén
• Planera in regelbundna kommittémöten för att säkerställa att alla i organisationsgruppen har den support de behöver för att fullborda/utföra sina uppgifter.
• Skriv en tidsplan – fokusera på mötets innehåll/program
• Håll ett uppsamlande möte efter ert möte eller kongress för återkoppling och feedback av planeringsprocessen och genomförandet av mötet.
• Skicka ut tackbrev till deltagare, utställare och samarbetspartners.

Organisationsgrupp

En av de första uppgifter i planeringsproccessen är att kartlägga vilka resurser som finns att tillgå inom verksamheten och värva medlemmar till organisationsgruppen. Delegera på ett tidigt stadium arbetsuppgifter mellan individerna. Ett förslag är att dela upp stora uppgifter i mindre delar. Gör en tabell för att hålla reda på vilken person som är ansvarig för vilket område. Se till att alla i organisationsgruppen har en kopia som en kontaktlista till varandra.

TIPS!
För att ta fram en vision för ett framgångsrikt möte – varför inte fråga dina blivande deltagare?
En elektronisk opinionsundersökning eller omröstning bland dina potentiella deltagare är ett effektivt sätt att utveckla din vision. Lägg ut en omröstning på Er webplats eller via mail för snabb återkoppling!