VÅRA TJÄNSTER
Meet complete kan som PCO (professional congress organiser) erbjuda ett stort utbud av tjänster och verktyg för att arrangera lyckade nationella och internationella möten.
Meet complete hjälper Er organisationskommitté att komplettera Ert möte med råd och stöd på nyckelområden som är resurskrävande och som tar personaltid från ordinarie arbetsuppgifter, så att ni kan lägga mer energi på själva innehållet och uppnå Era mål för mötet. Vi kan hjälpa till med tidplaner, hantering av deltagare, val av lokaler och boende, IT, grafik, marknadsföring, trycksaker och framförallt fakturering och redovisning.
Vi är ett litet privatägt företag, men med ett stort nätverk. I samarbete med flera företag kan vi leverera allt ifrån helhetslösningar till specialanpassade upplevelser för Er sammankomst. Nedan följer ett utbud av våra mest efterfrågade tjänster. Se det som ett verktyg för att fundera igenom vad vi kan hjälpa ert möte med, saknar ni något så är det bara att höra av sig till oss och fråga. Ta gärna kontakt med oss för att diskutera närmare detaljer och kostnadsförslag.
VÅRA NYCKELOMRÅDEN
Webbplats
Vi är omtyckta för vår kreativa design och erbjuder i så stor utsträckning som det bara går skräddarsydda lösningar för att ge ert möte en personlig prägel. Vi har lång erfarenhet av webbplatser för framförallt medicinska kongresser och vår specialitet är att hantera stora scheman med ett vetenskapligt program som är fördelat på flera salar och programpunkter parallellt.
Webbplatsen bör profileras åt mötets tema och är dessutom en effektiv plattform för att upplysa om viktiga/sena ändringar i programmet under mötet. Den används även till att publicera föreläsningsmaterial från programmet efter mötet.
Vår erfarenhet har visat att besökare lockas till ett möte med ett tydligt förmedlat tema och profilerade föreläsare och att utställare och sponsorer lättare lockas till ett möte med attraktiv och professionell hemsida.
Utställning och sponsorer
Vi på Meet Complete kan erbjuda en komplett lösning för utställningsservice. Tillsammans med mötets organisationskommitté sätter vi ihop vilka förmåner som gäller för olika ”sponosorspaket” samt bestämmer riktlinjer för utställningen och vilken typ av sponsorer och utställare som är tänkbara för det aktuella mötet.
Vi kan fungera som kontaktpersoner för utställarna samt ansvara för inbjudningar, avtal, fakturering och redovisning. Vi kan sköta allt det praktiska kring utställningsytan, monterutrustning och utställarkartor. Under mötet har vi en utställarservice på plats dit utställarna kan vända sig direkt med allt praktiskt kring utställningen.
Vi kan dessutom erbjuda juridisk rådgivning för vilka lagar och bestämmelser som gäller för gåvor/sponsorer i samband med möten som arrangeras av offentliga förvaltningar.
Anmälningar och deltagarhantering
Vi rekommenderar elektronisk deltagarhantering och registrering av alla deltagare (besökare, föreläsare, utställare, inbjudna gäster, arrangörer) eftersom det är säkrare, effektivare i kommunikationen med deltagarna samt att det gör budgetupplägg, fakturering och koordinering av mötet enklare.
Om ni beställer kongresshemsida via oss kan anmälan vara en integrerad del av webplatsen. Vi fungerar som kontaktperson för frågor om anmälan, betalning och hjälper till med ändringar, specialkost och intyg. Med elektronisk deltagarhantering kan man enkelt ordna med till exempel namnbrickor eller kompletterande listor med kontaktuppgifter till utställare/deltagare eller lista på specialkost till köket.
On site service
Representanter från kongressbyrån finns alltid tillgängliga på plats under mötesdagarna. Vi deltar i de praktiska förberedelserna inför mötet, registrerar och välkomnar deltagare tillsammans med representanter från organisationskommittén, koordinerar flöden av deltagare, catering och andra leverantörer, tekniktillgång samt informerar om transporter, logi, lost and found etc.
Vi är tillsammans med möteslokalens entré kanske det första intrycket era deltagare får av mötet och sätter tonen för hur fortsättningen uppfattas. Vi är välkomnande, alerta och med hög serviceanda och försöker snabbt lösa oförutsägbara situationer för att förstärka det positiva intrycket av ert möte.
Mat och dryck
Vi sköter kontakten med restaurangen tillhörandes möteslokalen om de erbjuder service för mat och dryck eller också förhandlar vi med externt cateringföretag. Menyförslag och priser diskuteras med organisationskommittén efter önskemål. Vi strävar efter att tidigt kartlägga eventuella särskilda kostönskemål, allergier m.m. eftersom sista minuten ändringar kan vara kostsamma.
Boende
Rumsreservationer av hotell och boende till förmånliga priser. Vi har kontakt med de största kedjorna och ofta finns möjligheter till att förhandla priser i centralorterna. Vi är aldrig bundna till några särskilda leverantörer utan marknadsför de boende som ni i första hand anser vara intressanta.
Lokal
Vilka krav har ni på lokalen och vilken miljö är mest effektiv för mötet? Ni specificerar era önskemål för mötet och vi hjälper er att hitta rätt lokal. Vi kan ge rekommendationer om möteslokaler utifrån läge, storlek, utformning, inredning, tillgänglighetsanpassning, miljö och tidigare erfarenheter av genomförda möten.
Om ni redan har önskemål om en specifik möteslokal så kan vi hjälpa er att förhandla priser och avtal.
Vi kan snabbt och effektivt designa trycksaksmallar för programbok och ni bestämmer själva hur kreativt delaktiga ni vill vara. Ni önskar färgval, antal exemplar och väljer vilket innehåll som ska ingå.
Vi har dessutom ett samarbete med en prisbelönad grafiskbyrå ifall ni har särskilda önskemål.
Utvärdering
Vi hjälper till med framtagning och insamling av utvärderingar från deltagare, utställare, m.fl. Utvärderingen är ett kvitto till arrangörerna på ett lyckat genomfört möte och en hjälp till eventuellt återkommande framtida arrangemang.
Vi rekommenderar ett avslutande möte tillsammans med organisationskommittén och extern personal (från t.ex. catering, möteslokal, utställarservice). Vi summerar framgångarna och diskuterar förbättringsåtgärder så att alla kommande möten ska bli så effektiva och omtyckta som möjligt.
Budget
En central del i mötet är att planera en budget som både har upprättats med realistiska siffror, och att den efterföljs så noggrant som möjligt och kontinuerligt hålls uppdaterad. Vi gör en budget i samarbete med er utifrån era förväntningar av mötet och utifrån era ekonomiska ramar. Vi kan dela med oss av praktiska råd och erfarenheter av tidigare kostnader.
Teknik
Vi har kontakter att hyra utrustning till föreläsningssalar och för sociala arrangemang. Vissa möteslokaler förser sina salar med tillräcklig teknikskutrustning medan andra tillhandahåller teknik mot ett tillägg alternativt erbjuder möjlighet att ta in ett externt bolag för AV-teknik.
Juridisk rådgivning
Vårt juridiska ombud hjälper är med rådgivning inför mötet avseende avtalsskrivning, gåvor, sponsorsavtal och tillgänglighetsanpassade lokaler.
Marknadsföring
Vi arbetar med riktade informationsinsatser tillsammans med er i organisationskommittén. Vi kan hjälpa till med inbjudningar via post, mail samt ta fram annonsunderlag för tidningar eller internetannonser.
Redovisning
Med många års bakgrund inom ekonomi och samarbete med redovisningskonsult tar vi strukturerat och noggrant hand om fakturering av underleverantörer, deltagare, utställare m.fl. samt ombesörjer med slutredovisning efter mötet.
Trycksaker
Högkvalitativa tryck till bra pris. Snabb leverans. Vi ordnar med tryck i stor upplaga av ert material som t.ex. programbok (häftade, spiralrygg), vetenskapliga artiklar, broschyrer.
Profilerade produkter
Vi har samarbetspartners som tillhandahåller de mest skilda profilerade produkter allt från nyckelband, kongressväskor, tröjor med brodyr och kulspetspennor till tablettaskar, flaggor, vaktmästarfickor och bagageband. Stora valmöjligheter vad gäller material, modell, färg och design. Vi kan ta fram tryckunderlaget eller också använder ni er egen design.
Socialtprogram
Vi bokar underhållning, föredragshållare, transport, kost och lokal efter era önskemål för enklare mingel eller banketter med glitter och glamour. Några extra spenderande kronor på det sociala programmet kan vara värdefula för helhetsupplevelsen av mötet och har en förmåga att främja framtida samarbeten och arbetsrelationer mellan deltagarna.
Abstrakthantering
Vi har system för att hantera abstrakt från potentiella föreläsare för elektronisk bedömning, granskning och betygsättning av en vetenskaplig kommitté. Denna tjänst används främst vid internationella medicinska kongresser men tillämpas mindre ofta i Sverige i dag.
Posters
Vi har möjlighet att handha vetenskapliga posters som samlas för bedömning till er vetenskapliga kommitté, sammanställa antagna abstrakts till en bok och för tryck om så önskas.
Alles zusammen
Alla våra tjänster samlade i ett paket till rabatterat pris. Vi tar hand om mötet och ni fokuserar helt och hållet på innehållet i programmet – meet complete!